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焦点短讯！如何做好时间管理？

2023-06-15 18:53:45 顶端新闻

同事老张已经快到退休年龄了，他非常勤奋，每天都在不停地忙碌工作，但他的工作质量和产出并没有想象的那么高。

究其原因，除去业务能力弱之外，最重要的当属老张没有做好时间管理了，因为他喜欢一边做事情，一边刷手机，还一边絮絮叨叨的诲人不倦，导致工作效率低下，经常加班到深夜。


(资料图)

事实上，不止老张，我们都要学习时间管理，让工作更有价值，有更多的时间来休息等。

那要如何做好时间管理呢？

一、区分效率和效能

我认为，时间管理的首要关键是要分清效率和效能，效率反映的是做事的速度，而效能是有价值的那部分效率，我们都知道南辕北辙这个词，如果方向反了或者说与目标不一致，做的越多，错的越多。

效率只解决规定时间内所能完成的任务数量，与完成质量无关，而效能是指在规定的时间内所完成的任务的价值，既追求数量、又追求质量，因此，时间管理不只是关注效率，更要注重效能。

总之，时间管理并不仅仅是关注效率，重要的还是着眼于效能，注重目标的规划和计划，避免南辕北辙，减少无效动作，同时在休息和工作之间找到平衡，这才是有效的时间管理。

比如我们做PPT，有些人不用母版，做的越多，后面改起来工作量越大，因为每页都需要修改，相反，如果我们花多一些时间在母版上，尽量把母版做好，然后每页套用合适的版式即可，这样，要整体修改PPT的风格、配色等，即便几百页的PPT，也就是几秒钟的事情。

对于单个PPT来讲，有人会觉得花大力气去做母版不值当，但是，随着PPT内容越来越多，这时候的母版价值就体现出来了。

如下图所示：

简单总结，PPT制作母版，短期可能觉得不值当，但长期效能往往很高。

二、时间分配

追求效率，不是追求同时做多件事，我们不是电脑，不能多线程工作，让自己专注于一个任务，不被干扰或分心。

时间管理的关键是制定目标和计划，并根据优先级和价值来安排自己的时间，只有在明确目标和计划的基础上，才能更好地利用时间，做出有价值的事情，从而有更多的时间自己喜欢的事情，如阅读书籍和运动。

比如，可以把每天的待办事项写在一个清单上，并根据紧急程度和重要性来排序，专注于一项任务，直到完成它，避免分心和浪费时间的行为。

如果同时做多件事情，最终的结果往往是一件也做不成，在麦肯锡工作法中，麦肯锡顾问都会严格遵循“一次只做一件事”这条规则的。

那么，你是否会想说，我想一次只做一件事，但事情很多怎么办？这时候，就需要懂得时间/精力分配的四象限原则（紧急重要性原则）了。

提醒，很多人把主要精力投入到又重要又紧急的事情，其实，这种思路需要调整一下，精力的重点投入应该是重要但不紧急，因为不紧急，你才能有时间从容不迫的把事情做好，做完整，否则，这些重要但不紧急的事情很快就变成了重要且紧急的事情，这样你就会忙于应付，往往因为时间或精力的原因，导致重要的事情没做好，这是很多拖延症人最常犯的错误。

三、学会休息

没错，是会休息，不要以为利用时间的重点就是拼命干活，而是会休息，只有充分休息、精力充沛，才可能更好的产出，会休息不一定是要睡大觉，可以爬爬山、游游泳等。

工作的时候全心全意工作，不要工作的时候一下看手机、一下看新闻、一下娱乐八卦，这样的工作方式，累死也不会有太好的产出。

休息的时候要彻底放下工作，同样，工作的时候也要全心全意。

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